E-Arşiv Fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Bir ürün veya hizmet satışı gerçekleştiren her işletmenin fatura kesmesi gerekir. Fatura kesme işlemi geleneksel yöntemler ile yapılabileceği gibi e-arşiv fatura ya da e-fatura gibi çözümler sayesinde elektronik ortamlardan da yapılabilmektedir. Özellikle günümüzde birçok işletme e-arşiv ve e-fatura uygulamaları sayesinde fatura kesme süreçlerini hızlandırmakta ve belirli avantajlardan yararlanmaktadır.

Küçük ve orta ölçekli işletmeler faturalandırma işlemlerini e-arşiv portal üzerinden yaparken büyük ölçekli işletmeler ise çoğu zaman e-faturayı tercih etmektedir.

E-arşiv fatura nedir, nasıl kesilir adlı bu yazımızda sizlere yaptığınız ürün ve hizmet satışları için e-arşiv fatura kesme süreci hakkında bilgiler vereceğiz. Bununla beraber e-arşiv fatura kesmenin avantajları, e-arşiv fatura kesme zorunluğu bulunan işletmelerden de bahsedeceğiz.

Hemen İnceleyin: E-fatura ve E-arşiv İş Ortaklarımız

Hemen İnceleyin: Muhasebe-ERP Entegrasyonları

Okumanızı Öneririz: E-ticaret Entegrasyon Modelleri Nelerdir?

E-arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv Fatura, e-fatura mükellefliği bulunmayan gerçek ya da tüzel kişiler için elektronik ortamlarda kesilen fatura türüne verilen isimdir. E-arşiv faturaların kesme, muhafaza etme, ibraz ve rapor işlemleri elektronik ortamlarda yapılır. E-arşiv faturalar Gelir İdaresi Daire Başkanlığı tarafından hayata geçirilen e-arşiv portal üzerinden kesilir.

E-arşiv faturalar vergi mükellefi olan kişiler tarafından kesilmektedir ve bu faturalarda yer alan satış işlemleri, müşteri bilgileri yasal olarak kayıt altına alınmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen şartlar ve faaliyet gösterilen sektöre göre e-arşiv fatura kesme zorunluluğu farklılık göstermektedir.

Kimlerin E-arşiv Fatura Kesme Zorunluluğu Bulunur?

Gelir İdaresi Daire Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğlere göre e-arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunan işletmeler cirolarına, faaliyet gösterdiği sektörlere ve kesilen fatura tutarına göre farklılık göstermektedir.

• 2022 yılında cirosu 3 Milyon TL ve üzerinde olan her işletme 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-fatura ya da e-arşiv fatura sistemine geçiş yapmalıdır.
• Aynı işletmelerin 1 Ocak 2024 tarihine kadar da e-deftere geçme zorunluluğu bulunur.
• Bir gün içerisinde vergi mükellefi olmayan kişilere yönelik düzenlenen faturaların toplam tutarı 5.000 TL’yi aştığı takdirde bunların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.
• Vergi mükellefi olan kişilere yönelik düzenlenen faturalar 4.400 TL’yi geçtiği takdirde faturanın e-arşiv portal üzerinden kesilmesi gerekmektedir.

GİB Portal üzerinden aynı firmaya kesilecek olan faturaların toplan tutarı esas alınarak hareket edilmektedir. Bu nedenle fatura kesme işleminin titiz bir şekilde yürütülmesi gerekir. Gönüllü olarak e-arşiv fatura kullanan fakat 3 Milyon TL üzerinde bir cirosu bulunmayan işletmelerin 1 Ocak 2024’e kadar e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmamaktadır.

E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-arşiv portala giriş yaparak fatura süreçlerinizi yönetmek istiyorsanız ilk olarak başvuru yapmanız gerektiğini bilmelisiniz. E-arşiv fatura başvuruları her zaman portal.efatura.gov.tr adresi üzerinden yapılmaktadır. Bu başvuru esnasında ise mali mührünüz olmak zorundadır.

E-arşiv başvurusu yapmak için siteye giriş yaptıktan sonra şu bilgileri doldurarak başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:

• İşletmenizin Vergi Kimlik Numarası
• T.C Kimlik Numaranız
• E-arşiv Faturadan Yararlanma Yönteminiz
• İşletmenize Ait İş Telefonu ve E-posta Adresi
• İşletmenizin Adresi ve Kanunu Merkezine Yönelik Bilgiler

Başvuru esnasında girdiğiniz bilgiler incelenecek ve doğru olduğu takdirde e-arşiv portal kullanımınız onaylanacaktır. E-arşiv başvurunuzu yaptıktan sonra girdiğiniz VKN, e-posta adresi bilgileri ile firmanızın başvuru durumunu sorgulayabilirsiniz.

E-fatura uygulamasına geçiş yapan ve özel entegratör firma ile çalışan bir işletmeyseniz e-arşiv kullanmak için herhangi bir başvuru yapmanıza gerek yoktur. Entegratör firmanız ile iletişime geçerek e-arşiv kullanımınızı açtırabilirsiniz.

Okumanızı Öneririz: Fatura Nedir? Fatura Çeşitleri Nelerdir?

E-arşiv Faturanın Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

E-arşiv fatura kesmek işletmelere belirli avantajlar sağlar. İşte E-arşiv faturanın sağladığı avantajlar:

1. Belge işlemlerine giriş yapın.
2. Fatura oluştura tıklayın.
3. Faturada yer alması gereken bilgileri doldurun ve oluştur butonuna tıklayın.
4. Faturanızı görüntülemek için taslaklara gidin ve kontrol edin.
5. Kestiğiniz fatura doğruysa GİB İmzaya tıklayın.
6. Cep telefonunuza gelen kodu sisteme girin ve faturanızı onaylayın.

Fatura onaylama sürecinin ardından elektronik ortamlar aracılığı ile kestiğiniz faturaları müşterilerinize iletebilirsiniz. E-arşiv portal üzerinden fatura kesebileceğiniz gibi özel entegratör firmalar ile de fatura kesme işleminizi yürütebilirsiniz.

E-arşiv Faturada Bulunması Gereken Bilgiler

E-arşiv fatura kesmek için belirli bilgileri doldurmanız gerekmektedir. E-arşiv Faturada Bulunması Gereken Bilgiler şunlardır:

• E-arşiv faturanın düzenlenme tarihi.
• E-arşiv faturanın belge numarası.
• E-arşiv faturayı düzenleyen kişinin adı ve soyadı.
• E-arşiv fatura kesen işletmenin ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası.
• E-arşiv fatura kesilen kişinin adı, soyadı varsa ticari unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası
• Satılan ürünlerin miktarı, fiyatı, vergi oranı, türü ve tutarı
• Satılan ürünlerin teslim tarihleri ve irsaliye numaraları

E-arşiv fatura kesme işlemi manuel yapılacaksa işletmenize ait bilgiler otomatik olarak gelecektir. E-arşiv fatura keseceğiniz kişi ve işletmelere yönelik bilgileri de bu esnada kendiniz düzenlemeniz gerekmektedir.

E-arşiv Fatura Nasıl İptal Edilmektedir?

E-arşiv faturaların iptalini e-arşiv fatura portalı üzerinden yapabilirsiniz. E-arşiv fatura sistemine giriş yaptıktan sonra:

1. Adıma düzenlenen belgeler sekmesine giriş yapın.
2. İlgili ekranda belge tarihini seçerek sorgulama yapın ve iptal etmek istediğiniz faturayı bulun.
3. İptal edilmesini talep ettiğiniz fatura için “iptal talebi oluştur” butonuna tıklayın.
4. Ekranınızda çıkacak olan iptal gerekçesi bölümünü doldurun ve uyarıyı okudum kutucuğunu işaretleyerek talebinizi oluşturun.

İptal talebinizi oluşturduktan sonra ekranda iptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur yazısı çıkacaktır. Talep onay sürecine gönderileceği için bu süreçte iptal ve itiraz durumundan takibini yapabilmeniz mümkündür.

E-arşiv Fatura İptal Süresi Kaç Gündür?

E-arşiv faturaları iptal etmek için fatura iletme tarihinden itibaren 8 gün süreniz bulunmaktadır. 8 gün süre doldurulduğu takdirde ise sisteminiz sizlere fatura iptal talebi oluşturmanıza izin vermeyecektir.

Örneğin: Bugün kestiğiniz faturayı üç gün sonra alıcıya ilettiğinizi düşünelim. Bu senaryo iptal süreciniz faturanın kesildiği gün değil faturanın iletildiği gün başlayacaktır. Yani kısacası fatura kesim tarihiniz + iletme süresi dahil 11 gün içerisinde fatura için iptal talebi oluşturmanız mümkündür.

Okumanızı Öneririz: E-ihracat Faturası Nasıl Kesilir?

E-arşiv Fatura İmzasız Yazıyor Ne Demek?

E-arşiv faturada imzasız ibaresini görmeniz faturanın faturayı kesen işletme tarafından onaylanmadığını gösteri. İmzasız olan faturalar bir satış faturası yerine geçmeyecektir. E-arşiv faturada imzasız ibaresini kaldırmak için e-arşiv portal üzerinden taslaklar bölümüne gelinmesi ve ilgili fatura seçilerek gib imza yapılması gerekir. Fatura kesen kişinin cep telefonuna gelen kodu sisteme girmesi ve faturayı onaylaması durumunda imzasız ibaresi ortadan kalkar.

Yurt Dışına E-arşiv Faturası Nasıl Kesilir?

E-arşiv portal üzerinden yurt dışına fatura kesimi yapacaksanız vergi kimlik numarası bölümüne 10 adet 2 (2222222222) yazarak işlem yapabilir ve faturanızı kesebilirsiniz.

T.C Kimlik Bilgisi Paylaşmayan Kişilere Nasıl E-arşiv Fatura Kesilir?

T.C Kimlik bilgisini paylaşmayan kişilere e-arşiv fatura kesmek için vergi kimlik numarası ekranına 11 adet 1 (11111111111) girerek fatura kesme işleminizi yürütebilirsiniz.

Okumanızı Öneririz: Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Ticimax ile Fatura Süreçlerinizi Yönetin

Ticimax e-ticaret alt yapısı ile e-ticaret sitenizi kurarak sizler de alt yapımızda yer alan Muhasebe ve ERP Entegrasyonları ve E-fatura Entegrasyonu ile e-fatura süreçlerinizi yönetebilir ve işletmenizin muhasebe süreçlerini profoseyonelce yürütebilirsiniz.