E-fatura Nedir? Nasıl Kesilir?

Fatura, yapılan satışların tahsil edilmesi için alıcıya iletilen belgelere verilen isimdir. Satılan ürün ve hizmetlerin maliyetlerini göstermektedir. Bunun yanı sıra satıcı tarafından kesilen faturalar müşteri bilgilerini, satılan ürün ve hizmetlerin tanımı, ürünlere yönelik fiyat bilgisini ve ödeme koşullarını kayıt altına almak için yasal bir işlev görmektedir.

Satıcılar tarafından hazırlanan bu belgeler hazırlanma biçimine, ödeme yöntemine veya ne için hazırlandığına göre farklı fatura türlere ayrılabilmektedir. E-fatura, e-arşiv fatura, irsaliyeli fatura, proforma fatura, açık ve kapalı fatura en çok kullanılan fatura türleridir.

Türkiye’de yapılan yasal düzenlemelerden ülkemizde e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımını artırmıştır. Elektronik ortamlarda düzenlenen bu fatura türleri işletmelerin fatura kesme sürecini otomatikleştirmelerini sağlarken maliyet avantajını da beraberinde getirir.

E-fatura Nedir, E-arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Adlı bu yazımızda sizlere e-fatura ve e-arşiv fatura hakkında bilgi vereceğiz. Siz de yazımızı inceleyebilir ve detaylı bilgiler edinebilirsiniz.

Hemen İnceleyin: E-fatura ve E-arşiv İş Ortaklarımız

Okumanızı Öneririz: Muhasebe-ERP Entegrasyonları

E-Fatura Nedir?

E-fatura, elektronik ortamlar aracılığı ile oluşturulan fatura türlerine verilen isimdir. E-faturalar yine elektronik ortamlar aracılığı ile alıcıya iletilmekte ve elektronik ortamlarda saklanmaktadır. Elektronik faturalar, kağıt faturalar yerine geçen bir belgedir.Geleneksel faturalar ile hukuki değeri aynı olan e-faturalar, elektronik imza ile imzalanmaktadır.

Okumanızı Öneririz: Fatura Nedir? Fatura Çeşitleri Nelerdir?

E-fatura Mükellefi Nedir?

E-fatura mükellefi, fatura kesme süreçlerini elektronik ortamlardan yürütme zorunluluğu bulunan vergi mükelleflerine verilen isimdir.

Kimler E-fatura Mükellefi Olmak Zorundadır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan 509 Numaralı Vergi Usul Kanını Genel Tebliği’ne göre e-faturaya geçme zorunluluğunda değişiklik yaşandı, yayımlanan düzenleme ile 2022 yılında 3 milyon TL ve üzerinde brüt satış hasılatı olan vergi mükelleflerinin 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-faturaya geçmesi gerekiyor. Aynı statüde bulunan firmaların 1 Ocak 2024 tarihinde de e-defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunuyor.

Kendi istekleri doğrultusunda e-fatura ya da e-arşiv fatura sistemini kullanan markaların ise 3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatı olmadığı takdirde e-defter uygulamasına geçmeleri ile ilgili herhangi bir zorunluluk bulunmuyor.

E-fatura’nın Sağladığı Avantajlar

Fatura kesme sürecinde e-fatura kullanan firmalar birçok avantajdan yararlanabilmektedir. E-fatura kesmenin markalara sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

• Elektronik fatura sistemine geçerek işletmenizin maliyetlerini azaltabilirsiniz.
• İşletmenizin kâğıt, mürekkep, toner, kartuş ve zarf gibi kırtasiye masraflarını azaltabilirsiniz.
• Fatura kesmek için personel ihtiyacını ortadan kaldırabilir ve bütçenizi farklı alanlarda kullanabilirsiniz.
• E-faturalar elektronik ortamlarda kesildiği için zaman kazabilirsiniz.
• Özellikle tek tuşla fatura kestiğiniz ve elektronik ortamlardan faturalarınızı ilettiğiniz için tahsilatlarınızı daha hızlı bir şekilde gerçekleştirmeniz mümkündür. Çünkü markalar e-fatura sistemine geçerek saniyeler içerisinde faturalarını alıcılara iletmektedir.
• E-fatura sisteminizi muhasebe uygulamalarınız ile entegre edebilirsiniz. Böylece faturalandırma, faturayı iletme ve arşivleme gibi süreçlerde hız kazanabilir ve bu işlemleri kolayca yapabilirsiniz.
• E-faturalar, elektronik ortamlarda saklanan dijital belgeler olduğu için faturalarınızı kaybetme riskini ortadan kaldırabilirsiniz.
• Fatura kesme sürecindeki hata yapma oranını en aza indirebilirsiniz. Çünkü sistemde otomatik faturalar kesildiği için hesaplama yapma ihtiyacınız ortadan kaldıracaktır.
• Markanızın doğaya verdiği zararı en aza indirebilirsiniz.

E-fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-fatura sistemine geçme zorunluluğu bunundan ya da bu sisteme gönüllü bir şekilde geçmek isteyen bir firmaysanız Gelir İdaresi Daire Başkanlığına başvuru yapmanız gerekir. Bu başvuruyu da efatura.gov.tr internet sitesi üzerinden yapabilirsiniz. Şu belgeleri doldurarak e-fatura mükellefi olmak için başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:

• Vergi Numarası
• T.C Kimlik Numarası
• E-faturadan Yararlanma Yöntemi
• İş Telefonu
• Adres
• E-mail Adresi
• Kanuni Merkez

Bilgiler doldurulduktan sonra entegratör firmalar tarafından bilgilerin kontrolü sağlanır ve herhangi bir sorun bulunmadığında e-fatura mükellefi olmak isteyen firmalara aktivasyon kodu gönderilmektedir.

E-fatura Hangi Yöntemlerle Kesilebilir?

Yapılan ürün ve hizmet satışlarından sonra 7 gün içinde e-fatura kesilmesi gerekmektedir. GİP portal, özel entegratör firmalar ve bilgi işlem entegrasyonu üzerinden firmaların fatura kesmesi mümkündür.

• GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığının sitesinde yer alan e-fatura portalında fatura düzenleyebilirsiniz. Bu uygulamadan faturalarınıza dair süreç kontrolünü yapabilirsiniz. GİB Portal üzerinden kesilen faturalarını 6 ay süreyle saklayabilirsiniz.
• Özel Engtegratör: Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanan entegratör firmaları üzerinden e-fatura kesebilirsiniz. Özel entegratörlerde faturalarınızı daha uzun süreyle saklayabilirsiniz.
• Bilgi İşlem Programları: Firmanıza ait bilgi işlem programları ile GİB Portal arasında entegrasyon kurabilir ve böylece e-faturalarınızı kolayca kesebilirsiniz.

E-fatura kesme sürecinde belirli bilgiler çerçevesinde faturayı düzenlemeye özen göstermeniz gerekir. Aksi takdirde yanlış düzenlenen e-faturaların iptal edilmesi gerekmektedir.

Okumanızı Öneririz: E-ihracat Faturası Nasıl Kesilir?

GİB E-fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura kesmek için GİB portal üzerinden kendiniz faturalarınızı hazırlayabileceğiniz gibi özel entegratörler aracılığıyla otomatik fatura kesimi de yapabilirsiniz. E-fatura kesmek için şu adımları takip edebilirsiniz.

1. İnteraktif Vergi Dairesine giriş yapın.
2. Modül seçim ekranında yer alan Arşiv Portal’a tıklayın.
3. Fatura keseceğiniz müşterilere yönelik kullanıcı bilgilerini ve mükkelef bilgilerini kontrol edin.
4. Ekranın sol bölümünde yer alan Belge İşlemlerine giriş yapın.
5. Fatura Oluştura tıklayın.
6. Ekranda doldurulması gereken alanları doldurun ve alıcıya yönelik bilgilerin girişini yapın.
7. Mal ve hizmet bilgilerini girin ve kontrol ederek oluştur butonuna tıklayın.

E-fatura kesme adımlarını tamamladıktan sonra taslaklar bölümüne gidin ve faturanızı görüntüleyin. Buradan GİB imza butonuna tıklayın. İlgili işlemi yaptıktan sonra faturanız onaylanacak ve telefonunuza bir kod gönderilecektir. Kodunuzu sisteme girdikten sonra kestiğiniz faturanız alıcıya iletilecektir.

Okumanızı Öneririz: Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

E-faturada Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?

E-fatura keserken belirli bilgiler çerçevesinde fatura düzenlemesi yapmanız gerekir. E-faturada yer alması gereken bilgiler şunlardır:

• Faturanın düzenleme tarihi
• Belge Numarası
• Faturayı düzenleyen kişiye yönelik ad ve soyad bilgisi, varsa ticaret unvanı
• İşletmenin adresi, vergi numarası ve bağlı olduğu vergi dairesi
• Müşterinin adı ve soyadı
• Müşterinin varsa vergi dairesi ve vergi numarası
• Satışı yapılan mal, hizmet veya işin miktarı, tutarı ve fiyatı
• Mal, iş ve ürüne yönelik vergi oranı ve tutarı
• Satışı yapılan malların irsaliye numarası ve teslim tarihi

E-faturada yer alması gereken bilgiler yanlış olduğu durumlarda onaylı olan faturalar için iptal/itiraz işleminin yapılması gerekir.

E-fatura Nasıl İptal Edilir?

Yanlış fatura kesen firmalar e-fatura iptal işlemi yapabilir. E-faturayı iptal etmek için fatura numarası ve fatura tutarına yönelik bilgileri imzaladıktan sonra iptal/itiraz talebi oluşturmanız gerekir. İlgili işlemin ardından fatura kestiğiniz vergi mükellefi bu talebe onay verdikten sonra faturanız iptal edilecektir.

Okumanızı Öneririz: E-ticaret Entegrasyon Modelleri Nelerdir?

Ticimax E-Fatura Entegrasyonu ile Faturalarınızı Kolayca Kesin

E-ticaret sitenizi Ticimax ile hayata geçirerek fatura kesme işlemlerinizi kolayca yapabilirsiniz. Ticimax e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu özelliğini kullanarak herhangi bir yazılıma ihtiyaç duymadan sattığınız ürünlerin faturasını Ticimax Dashboard üzerinden kesebilir ve müşterilerinize iletebilirsiniz.

Özel Entegratör firmalar aracılığı ile fatura kesmek istediğiniz takdirde Ticimax İş Ortakları arasında yer alan e-arşiv ve e-fatura hizmeti veren firmalar ile iletişime geçebilir ve Ticimax Müşterilerine Özel avantajlardan yararlanarak anlaşmalarınızı yapabilir ve entegratör firmalar üzerinden de e-fatura kesme sürecinizi yönetebilirsiniz. .

Ticimax ile e-ticaret girişiminizi büyütürken altyapımızda yer alan modül ve özellikler sayesinde işletmenizin operasyonel süreçlerini hızlandırarak zaman kazanabilirsiniz.