Yönetici Özeti Hakkında Bilmeniz Gereken Detaylar

İş planı, yatırım teklifi, proje teklifi gibi bir önemli işlerde, işi ana hatlarıyla anlatmak ve özetlemek için yazılan metinlerdir. Anlatılmak istenenin kısa ve etkili bir şekilde verilmesi gerektiği için yönetici özetini yazması oldukça zordur. Yönetici özeti örneği, yönetici özeti nasıl yazılır gibi konularda detaylara yazımızda yer verdik.

Yönetici Özeti Nedir?

Bir yönetici özeti işle ilgili pek çok önemli amaca hizmet etmektedir. Yazması zor olduğu kadar kritiktir. Verilmek istenen konular açıklayıcı, net ve kısa bir şekilde nokta atışı şeklinde verilmelidir. Yönetici özeti belgeleri iş planınızın, yatırım teklifinizin veya proje teklifinizin her bir bölümünü ana hatlarıyla belirtmek için kullanılır. Yönetici özetinin bir diğer kullanım amacı ise yatırımcılara ve diğer paydaşlara tanıtmaktır. Yönetici özeti belgelerinin bu noktada ikna edici olmaları gerekmektedir.

Yönetici özeti formatı dediğimizde ana hatlarıyla bazı kurallara uyularak yazılmaktadır. Bu noktadaki ana hatları aşağıda açıkladık.

İşin tanımı: Şirketler kim olduklarını, ne kadar zamandır faaliyet gösterdiklerini hedef pazardaki konumlarını, başarılarını anlatmalıdır. Şirket hakkında temel bilgilerden sonra şirketin kuruluş zamanı, geçmişi, geleceği, rolleri tanımlanmalıdır.

Başarılardan bahsedilmesi: Yönetici özeti formatı dediğimizde şirket başarılarından da bahsedilmesi önemli olacaktır.

Ürün veya hizmet açıklamaları: Yönetici özetinin bir veya iki paragrafı, şirketin ürünleri, hizmetleri, rekabet ettiği alanları gibi bilgilere verilmesidir.

Mali durum: Şirket finansmanı da özeti okuyacaklar için gereklidir. Finansman ve bütçe konusunda bilgilerin yer alması karar açısından önemli olacaktır. Finansman bilgisi karşıya gelecek ile alakalı ipuçları verecektir.

İlgili İçerik; Kriz İletişimi ve Kriz Yönetimi İpuçları

Yönetici Özeti Nasıl Yazılır?

Yönetici özeti iş ya da projenizin ana hatlarını içeren bilgilerden oluşmalıdır. Bu bilgiler; iş modeli, ürünleri, hizmetleri, hedefleri, pazarlama planı gibi işletmenin tüm yönlerini açıklayan belgedir.

Şirketlerin iş planı için hazırladıkları yönetici özeti şablonu yazısında bulunması gereken bölümler;

• Ürünler
• Şirket tanımı
• SWOT analizi
• Fon talebi
• Pazar araştırması
• Pazarlama planı
• Finansal planlama

Proje teklifleri için hazırlanan yönetici özeti yazısında bulunması gereken bölümler;

• Proje amacı
• Şirket tanımı
• Çözüm bulduğu alanlar
• Proje planı
• Projenin kanıtları
• Projenin kaynakları
• Projenin yatırım getirisi
• Projenin hitap ettiği piyasanın durumu
• Proje zamanı
• Proje bütçe planı/finansal planlama

İlgili İçerik; Finansal Planlama Rehberi

Yönetici Özeti Yazılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Yönetici özeti hazırlamadan önce bir hazırlık aşaması olması şarttır. Burada hangi detaylara yer verileceği, hangi konuya dikkat edileceği, yazının giriş, gelişme ve sonucunun nasıl olacağı gibi bir planlama yapılmalıdır. Öte yandan iş ya da proje ile ilgili yazılanların da altının doldurulması için bir araştırma süreci gerekmektedir.

Bir diğer konu ise potansiyel müşterilerin veya yatırımcıların ihtiyaçlarını bilmek ve istedikleri konularda onlara bilgi verme meselesidir. Yönetici özeti pek çok önemli bilgiyi içerdiğinden dolayı ekip çalışmasıyla hazırlanması, hiçbir detayın atlanmaması önemlidir.

Yönetici özetleri yazılırken dikkat edilmesi gerekenler konusunda birkaç maddeyi aşağıda açıkladık.

Yönetici özeti uzunluğu: Yönetici özetleri uzunluğu dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biridir. Yönetici özeti uzunluğu dediğimizde 2 ile 4 sayfa arasında değişmektedir.

Uygun dil kullanımı: Yönetici özetindeki dil kullanımı şirket diline, sunulan proje ya da işe uygun olarak tasarlanmalıdır. Kullanılan dil ayrıca hedef kitleye uygun olmalıdır. Hitap edilen kitle dil seçiminde belirleyicidir. Öte yandan dil seçimi akıcılığı, kolay anlaşılmasını da etkileyecektir.

Giriş-gelişme-sonuç: Yönetici özetlerinde etkili bir giriş yapmak akıcılık ve bütünlüğün devam etmesi için önemli olacaktır. Güçlü bir giriş paragrafı okuyucuyu içine çekip okumaya devam etmelerini sağlayacaktır. Giriş paragraflarında şirket ya da proje hakkında biz kimiz şeklinde bir giriş de etkili olmaktadır.

Gereksiz bilgiler verilmemesi: Yönetici özeti yazılırken karmaşık ve gereksiz bilgi verilmemesi konu bütünlüğü açısından gerekli olmaktadır. Kafa karıştırmamak ve teklifin olumlu sonuçlanması için gereksiz bilgi verilmemeli sıkıcı hale getirmemelidir.

Kısa ve öz olmalı: Yönetici özeti kısa ve öz olmalıdır. Bu noktada konuya bağlı olarak en fazla 4 sayfaya kadar olmalıdır. Hedef kitleyi sıkmadan ve beklentileri karşılayarak duruma el koyulmalıdır.

Basit tutulmalı: Özet olarak hazırlanacağı için basit ve anlaşılır olması gerekmektedir. Yönetici özetleri basit ve anlaşılır olması için maddeleme, alt başlık, tanımlama gibi kısa metinlere yer verilmelidir.

Bölümleri önemli ve güçlü yönlere göre önceliklendirilmeli: Yönetici özetinizi, en önemli bilgiler ilk sırada görünecek şekilde düzenleyebilirsiniz.

İlgili İçerik; KVKK Nedir?

Yönetici Özeti Ne İşe Yarar?

Yönetici özeti belgeleri ayrıntılı açıklamalar ve önermelerden oluşmaktadır. Bir iş ya da projenin arka plan bilgileri, detayları, özellikleri, kısa bir analiz ve sonucu bu kısımda yer almaktadır. Yönetici özeti proje tekliflerinde karşı tarafı ikna etmek ve aydınlatmak amacıyla karar vermelerini kolaylaştırmak amacıyla hazırlanmaktadır. Kritik önem taşıyan yönetici özeti teklifte yer alan belgelerin yoğunlaştırılmış bir şeklidir. Özetler, akademik ve araştırmaya dayalı bilgiler içerdiğinden somut ikna aracıdır.

Yönetici özetleri ne işe yarar dediğimizde;

• İş planı, yatırım teklifi veya proje teklifi gibi durumlarda gerçekleştirilmektedir.
• Yatırımcılara ve paydaşlara şirket tanımı, piyasa analizi ve finansal bilgiler gibi bir iş planı hakkında önemli bilgilere hızlı bir genel bakış sağlamak için kullanılır.
• Ekli belgelerde ayrıntılı olarak açıklanan sorunu veya öneriyi ele alan kısa bir açıklama içerir ve arka plan bilgileri, kısa bir analiz ve bir sonuç içerir.
• Bir yönetici özeti, yöneticilere ve yatırımcılara teklifle devam edip etmeme konusunda karar vermelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır.
• Kısa bir genel bakış olan bir özetten farklı olarak, teklifte yer alan belgelerin detaylandırılmış bir şeklidir.

İlgili İçerik; İnsan Kaynakları Yönetimi Hakkında 5 Kilit Başlık

İlgili İçerik; Kurumsal Kimlik Oluşturma Rehberi

Yönetici Özeti Uzunluğu Ne Kadar Olmalıdır?

Yönetici özetlerinin mümkün olduğunca kısa olması konunun netliği ve karmaşıklıktan uzak olması için gereklidir. Hedef kitlenizi sıkmamak için yönetici özeti formatı 2 ile 4 sayfa arasında olması yeterlidir.

Yönetici Özeti Örneği Nasıl Olur?

Yönetici özeti yazma işlemi yukarıda saydığımız tüm özelliklere göre yazılacağı gibi ne için yazılacağı hangi hedef kitleye göre yazılacağı gibi kriterlere göre şekillendirilerek yazılmalıdır. Yönetici özeti ekip olarak ve hiçbir ayrıntıyı atlamadan yapılması gereken, önemsenmesi gereken bir uygulamadır.