Gizlilik Politikası Oluşturma Rehberi

Gizlilik politikası veya gizlilik sözleşmesi Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na göre maddelendirilen kullanıcıların haklarının güvenceye alındığının teminatını veren bir şirket politikasıdır. Her işletme web sitesinde gizlilik politikasına yer vermek zorundadır. Gizlilik politikası e-ticarette de oldukça önemli bir konudur. Tüketicilerin kişisel verilerin korunmasına ve haklarının güvence altına alınmasını mümkün kılar.

Gizlilik Politikası Nedir?

Privacy Policy ne demek dediğimizde gizlilik politikası anlamına gelmektedir. Gizlilik politikası bir firmanın veya web sitesinin bir ziyaretçi hakkında bilgi toplama ve yayınlama politikasını beyan etmek için oluşturulan şirket politikasıdır.

Genellikle hangi belirli bilgilerin toplandığını, bunların gizli tutulup tutulmadığını, diğer firmalar, araştırmacılar veya satıcılar ile paylaşılıp paylaşılmadığını, satılıp satılmadığını beyan etmektedir. Tüketiciler gizlilik sözleşmesine onay verdiği sürece veri işlenmesi mümkün hale gelmektedir.

Başka bir tanımlamayla gizlilik politikası; kullanıcı verilerini yönetme yaklaşımınızı özetleyen yasal bir belgedir. Hangi verilerin toplandığı, nasıl kullanıldığı, nerede saklanıldığı ve kullanıcılarınızın toplanan verilerinin gizliliği hakkında bilinmesi gereken maddelerin açıklandığı alandır.

Gizlilik Politikası Neden Gereklidir?

Bir mobil uygulamaya, web sitesine ya da e-ticaret sitesine sahip işletmelerin yasalar çerçevesinde faaliyet gösterebilmesi için bir Gizlilik Politikası oluşturması zorunludur.

Gizlilik politikası bir bakıma kullanıcıların haklarını güvence altına aldığınız teminatını veren ve güven kazanmanızı sağlayan bir politikadır. Kullanıcılarınızdan hangi kişisel bilgileri topladığınızı, bilgileri nasıl topladığınızı, bunları nasıl kullandığınızı ve herhangi bir üçüncü şahısla paylaşıp paylaşmadığınızı belirttiğiniz yerdir. Her web sitesinde gizlilik politikasına yer verilmelidir.

Gizlilik Politikası Hangi Bilgileri İçermektedir?

Gizlilik politikası genellikle ziyaretçilerin anlamayacağı şekilde uzun ve yasal ifadelerle doludur. Bu durum anlaşılmasını engellemektedir. Gizlilik politikası anlaşılır ve açık bir dille yazılmalıdır. Tüketicinin anlayacağı bir anlatım dili hakim olmalıdır. Açık ve anlaşılır olmalıdır. Puntoların küçük olmaması gerekir ve karmaşadan uzak durulmalıdır.

Gizlilik politikasında belirtilmeyen bir verinin işlenmesi suç hükmündedir. Verilerin işlenmesi ve başka kurumlarla paylaşılması ise mutlaka sözleşmede yer alan maddeler arasında olmalıdır. Gizlilik politikasında işlenen veriler nelerdir sorusu da merak edilen bir konudur. İşlenen veriler web sitesinin amacına göre değişkenlik göstermekle birlikte örneğin bir online alışveriş sitesi ise; ödeme bilgileri saklanabilir. Bunun yanında; adres ve iletişim bilgileri, IP adresleri saklanan verilerin başında gelir.

Gizlilik politikasında genel olarak bulunan bilgiler arasında şunlar yer almaktadır;

• Sitenizde verilerin nasıl toplandığına ilişkin bilgiler
• Toplanan verilerin elde edildikten sonra nasıl kullanıldığına dair bilgiler
• Ziyaretçinin güvenliğinin nasıl teminat alındığına dair bilgiler

İlgili İçerik; Ayıplı Mal Nedir, Tüketicilerin Hakları Nelerdir?

Gizlilik Politikası Nasıl Oluşturulur?

Gizlilik politikanızı yazmanın ilk aşaması, politikanızın içeriğini planlamaktır. Gizlilik politikanıza dahil etmeniz gerekenlerin dikkatli bir şekilde planlanması ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Gizlilik politikası her şirketin yapması gereken bir zorunluluktur ve hiçbir ayrıntının atlatılmaması gerekmektedir.

İhtiyacınız olan verileri planlamakla işe başlayın. Hangi verilere ihtiyacınız olduğu, bunların ne şekilde işleneceği konusunda planlamalar yapmak gerekir. Gizlilik politikanızda karmaşık yasal metinlerden kaçınmanın önemli olduğunu unutmayın. Kullanıcıların kolayca anlayabileceği sade bir dil kullanmaya özen gösterin.

Gizlilik politikası oluştururken yer verilmesi gereken başlıklardan birkaçını aşağıda sıraladık;

Toplanan kişisel verilerin bilgisi: Kişisel verilerin hangi işletme tarafından toplandığı ve hangi bilgilerin işlendiği konusunda bilgilendirmelerle başlanmalıdır. Bunlar genellikle kullanıcı bilgileri, IP adresleri gibi bilgiler olmaktadır.

Verilen toplanma yöntemi: Verilerin nasıl işlendiğinden de gizlilik politikasında bahsedilmelidir. Veriler çerezler ve bazı teknolojiler ile toplanmaktadır.

Hukuki süreçleri: Gizlilik politikası hukuki süreçlere uygun şekilde hazırlanmalıdır. Yasal çerçevelerden bahsedilmelidir.

Verilerin işlenme amacının belirtilmesi: Verilerin ne amaçla işleneceğinin kullanıcılara belirtilmesi gerekmektedir. Verilerin analizi, hizmet gerekliliği, maksimum fayda, beklenti gibi süreçleri beslediğinden bahsedilmelidir.

Verilerin aktarılması: Toplanan verilerin aktarma durumunun olduğu, aktarma durumu olduğunda kimlerle paylaşılabileceği gibi konularda bilgilendirmelere yer verilmelidir. Verilerin aktarılması sürecinde kişisel verilerin korunmasının teminatı karşı tarafa verilmelidir.

Öte yandan gizlilik politikası oluşturma sürecinde dikkat edilmesi gerekenler şöyledir;

• Bilgi toplama gereksinimlerinizi ve uygulamaları gözden geçirme
• Sitenizde, kullanıcılardan hem doğrudan hem de dolaylı olarak kişisel bilgi topladığınız tüm yerlerin kapsamlı bir listesini oluşturma
• Kullanıcılarınızdan bilgi toplayabilecek üçüncü tarafları belirleme
• İşletmenizin yetki alanlarını belirleme
• Üçüncü tarafların gizlilik gereksinimlerine uyduğundan emin olma
• Kullanıcılara kişisel bilgilerini veritabanınızdan güncelleme, kaldırma veya aktarma fırsatı verme
• Gizlilik politikanızda basit, kullanıcı dostu, kurumsal şeffaflık ve güvenlik kültürünü yansıtan bir dil kullanma

İlgili İçerik; Veritabanı (Database) Hakkında Mutlaka Bilmeniz Gerekenler

İlgili İçerik; E-ticaret Ve Güvenlik Hakkında Bilmeniz Gerekenler

E-ticarette Gizlilik Politikası Nedir?

E-ticarette güven, tüketici haklarının korunması oldukça önemlidir. Gizlilik politikası tüketicilerin gizlilik güvencesinin teminatıdır. E-ticaret firmaları alışveriş esnasında tüketicilerin pek çok bilgisini işlemektedir. Çerezler de bu işlevi görmektedir. Bu nedenle çerez politikası ile gizlilik politikası iç içe geçmiş durumdadır. E-ticarette gizlilik politikası dediğimizde ise kişisel verilerin işlenmesi, kullanılması ya da saklanması gibi konularda tüketiciye yapılan bildirime gizlilik politikası adı verilmektedir.

İlgili İçerik; Tüketici Hakları Hakkında Bilinmesi Gerekenler

E-ticaret Gizlilik Politikasında Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?

E-ticarette gizlilik politikası içeriği genellikle oldukça uzun metinlerden ve hukuki terimlerden oluşmaktadır. Tüketici çoğunlukla bu bilgileri karmaşık bulur. Bu nedenle gizlilik politikasının sade, yalın, anlaşılır bir şekilde oluşturulması önemlidir. Öte yandan tüketicinin görebileceği bir alanda konumlandırılması gerekmektedir.

Gizlilik politikasında beyan edilenlerden bazıları şöyledir;

• Tüketiciden alınan bilgilerin işlendiği bilgisi
• İşlenen verilerin ne şekilde kullanılacağı
• Verilen toplanma şekli
• Verilerin ne kadar süre saklanacağı
• Verilerin nasıl işleneceği
• Verilerin ne zaman silineceği

İlgili İçerik; KVKK ve E-ticaret Hukuku Rehberi (2021)

E-ticaret Gizlilik Politikası Örneği Nasıldır?

E-ticaret gizlilik politikasında; ödeme, iletişim bilgileri, e-posta gibi pek çok konuya değinilmesi gerekmektedir. Başlangıçta bilgilerin hangi işletme tarafından işleneceği ve verilerin işleneceğinin bilgisi kullanıcılara sunulmalıdır. Öte yandan gizlilik politikasının alışveriş sırasında kullanıcıların onayına sunulacağının bilgisi de verilmelidir. İşletmenin kullanıcıların hangi verilerini topladığını ve ne kadar süre saklayacağı konusunda bilgiler vermelidir.

Bunun yanında e-ticaret gizlilik politikasında yer verilmesi gereken diğer maddeler şöyledir;

• E-posta güvenliği
• İletişim bilgilerinin saklanması
• Kredi kartı bilgilerinin saklanması ve güvenliği
• Safari çerez kullanımı hakkında bilgiler

Kullanıcıların Gizlilik Politikası Hakları Nelerdir?

Web sitelerini kullanan kullanıcıların haklarının güvence altında olduğu yasalarla da belirlenmektedir.

• Tüketicilerin kişisel verilerin işlenip işlenmediğini bilme hakkı mevcuttur.
• Kişisel verileri hakkında bilgi talep etme hakları mevcuttur.
• Tüketiciler kişisel bilgilerin amacına uygun kullanıp kullanılmadığını öğrenebilir.
• Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkına sahiptir.
• Yanlış ya da eksik işlenen bilgileri düzeltme hakkına sahiptir.
• Tüketiciler kişisel verilerinin silinmesini isteme hakkına sahiptir.
• Yasalara uygun olmadan işlenen verilere karşı hak talep etme ve uğranan zararın karşılığını talep etme hakkı mevcuttur.