Ürün Takip Sistemi Nedir? ÜTS Kullanmanın Avantajları Nedir?

Ürün Takip Sistemi Nedir?

 

Ürün Takip Sistemi (ÜTS), Sağlık Bakanlığı tarafından geliştirilen ve tıbbi cihazlar, kozmetik ürünler ve diğer sağlık ürünlerinin üretimden tüketime kadar tüm süreçlerinin takip edilmesini sağlayan dijital bir platformdur. Bu sistem, ürünlerin piyasaya arz edildikten sonra da izlenebilirliğini sağlayarak hasta güvenliğini artırmayı hedeflemektedir. ÜTS, üreticiden son kullanıcıya kadar ürünün geçtiği tüm aşamaları kayıt altına alır.

 

ÜTS, 2017 yılında Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından uygulamaya konulmuştur. Sistem, tıbbi cihazların tekil takibini sağlayarak sahte ve kaçak ürünlerin tespit edilmesine, ürün geri çağırma işlemlerinin etkin bir şekilde yapılabilmesine ve sağlık hizmetlerinde kalitenin artırılmasına katkıda bulunmaktadır. Ayrıca, kozmetik ürünlerin de kayıt altına alınması ile ürün güvenliğinin sağlanması amaçlanmaktadır.

 

ÜTS Hangi Ürünler İçin Zorunludur?

 

 

Ürün Takip Sistemi'ne kayıt, belirli ürün grupları için yasal bir zorunluluktur. Bu zorunluluk, ürün güvenliği ve halk sağlığının korunması amacıyla getirilmiştir. ÜTS kaydı zorunlu olan ürünleri şu şekilde sıralayabiliriz:

 

• Tüm tıbbi cihazlar (İmplantlar, cerrahi aletler, tanı cihazları, görüntüleme sistemleri vb.)
• Kozmetik ürünler (Cilt bakım ürünleri, makyaj malzemeleri, parfümler, saç bakım ürünleri vb.)
• İn vitro tanı cihazları (Laboratuvar testleri için kullanılan reaktifler, kitler vb.)
• Vücuda yerleştirilebilir aktif tıbbi cihazlar
• Optik ürünler (Gözlükler, kontakt lensler vb.)
• Diş hekimliğinde kullanılan malzemeler ve cihazlar

 

Bu ürünleri üretmek, ithal etmek veya piyasaya arz etmek isteyen tüm firmalar, ÜTS'ye kayıt olmak ve ürünlerini sisteme tanımlamak zorundadır. Kayıt yaptırmayan firmalar ve ürünler, yasal olarak piyasada bulunamaz ve ciddi yaptırımlarla karşılaşabilir.

 

ÜTS Nasıl Çalışır?

 

Ürün Takip Sistemi, karmaşık bir veri tabanı ve takip mekanizması üzerine kurulmuş entegre bir sistemdir. ÜTS'nin çalışma prensibi, ürünlerin benzersiz tanımlayıcılarla izlenmesi esasına dayanır. Bu sistem şu şekilde çalışır:

 

• Üretici, ithalatçı veya distribütör firmalar öncelikle sisteme kayıt olur ve gerekli belgeleri sunar.
• Firmalar piyasaya sürecekleri ürünleri sisteme tanımlar ve gerekli teknik bilgileri girer.
• Her ürüne benzersiz bir tanımlayıcı (barkod, karekod vb.) atanır.
• Ürünün üretimden tüketime kadar geçtiği tüm aşamalar (depolama, dağıtım, satış) sisteme kaydedilir.
• Yetkili kurumlar, sistem üzerinden ürünlerin piyasa hareketlerini izler ve gerektiğinde müdahale eder.

 

ÜTS, tüm bu süreçleri elektronik ortamda gerçekleştirerek kağıt bazlı işlemleri minimuma indirger. Sistem, e-Devlet entegrasyonu sayesinde firma yetkililerinin kimlik doğrulaması yaparak güvenli bir şekilde işlem yapmasını sağlar. Ayrıca, ürünlerin tekil takibi sayesinde herhangi bir sorun tespit edildiğinde hızlı bir şekilde müdahale edilebilir.

 

ÜTS Kullanım Alanları Nelerdir?

 

Ürün Takip Sistemi, sağlık sektöründe birçok farklı alanda kullanılmaktadır. Bu kullanım alanları, sistemin kapsamlı yapısını ve önemini göstermektedir:

 

• Ürün kayıt ve izleme süreçlerinde ÜTS, tıbbi cihazların ve kozmetik ürünlerin kayıt altına alınmasını ve piyasadaki hareketlerinin izlenmesini sağlar. Bu sayede ürünlerin yaşam döngüsü boyunca takibi mümkün olur. Piyasa gözetimi ve denetimi alanında ise yetkili kurumlar, ÜTS üzerinden piyasadaki ürünleri izleyebilir ve gerektiğinde denetim faaliyetlerini planlayabilir.
• Uyarı sistemleri kapsamında herhangi bir ürünle ilgili sorun tespit edildiğinde, ÜTS üzerinden hızlı bir şekilde uyarı mesajları iletilebilir ve gerekirse ürün geri çağırma işlemleri başlatılabilir. Klinik araştırmalarda kullanılan tıbbi cihazların takibi de ÜTS üzerinden yapılabilmektedir.
• Sağlık kurumları,  envanterlerindeki  tıbbi cihazları ÜTS üzerinden yönetebilir ve cihazların bakım, onarım ve kalibrasyon süreçlerini takip edebilir. Ayrıca, hastaların vücutlarına yerleştirilen implantların kayıtları da ÜTS'de tutularak olası bir sorun durumunda hızlı müdahale imkanı sağlanır.

 

ÜTS Kaydı Nasıl Yapılır?

 

 

Ürün Takip Sistemi'ne kayıt süreci, belirli adımların takip edilmesiyle gerçekleştirilir. Bu süreç, firma kaydından ürün kaydına kadar çeşitli aşamaları içerir:

 

• E-Devlet üzerinden giriş yapılarak ÜTS portalına erişim sağlanır.
• Firma bilgileri (ticari unvan, vergi numarası, adres, iletişim bilgileri vb.) sisteme girilir.
• Firma faaliyet alanı (üretici, ithalatçı, distribütör vb.) belirlenir.
• Gerekli belgeler (ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, yetki belgeleri vb.) sisteme yüklenir.
• Firma yetkilisi ve kullanıcıları tanımlanır.
• Firma başvurusu gönderilir ve TİTCK tarafından değerlendirilir.
• Onaylanan firma, ürünlerini sisteme tanımlamaya başlayabilir.

 

Ürün kaydı için ise ürün bilgileri (ürün adı, sınıfı, teknik özellikleri, kullanım amacı vb.) sisteme girilir ve gerekli belgeler (CE sertifikası, uygunluk beyanı, test raporları vb.) yüklenir. Ürün başvurusu TİTCK tarafından değerlendirildikten sonra onaylanan ürünler için tekil tanımlayıcılar oluşturulabilir.

 

Kayıt sürecinde dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz olarak girilmesidir. Eksik veya hatalı bilgiler, başvurunun reddedilmesine veya işlemlerin gecikmesine neden olabilir.

 

ÜTS Kullanmanın Avantajları Nedir?

 

Ürün Takip Sistemi kullanmanın hem firmalar hem de toplum sağlığı açısından çok sayıda avantajı bulunmaktadır. Bu avantajlar, sistemin etkinliğini ve önemini ortaya koymaktadır:

 

• ÜTS kullanımı, ürün güvenliğini artırarak sahte ve kaçak ürünlerin tespit edilmesini sağlar. Bu sayede hasta ve kullanıcı güvenliği maksimum düzeyde korunur. İzlenebilirlik açısından, ürünlerin tüm yaşam döngüsü boyunca takip edilmesi, herhangi bir sorun durumunda hızlı müdahale imkanı sunar.
• Verimlilik artışı konusunda ÜTS, kağıt bazlı işlemleri azaltarak süreçleri hızlandırır ve operasyonel maliyetleri düşürür. Kalite yönetimi açısından ise ürünlerle ilgili verilerin sistematik olarak toplanması, kalite iyileştirme çalışmalarına katkı sağlar.
• Piyasa denetimi daha etkin hale gelir, yetkili kurumlar piyasadaki ürünleri gerçek zamanlı olarak izleyebilir. Ürün geri çağırma süreçleri hızlanır, sorunlu ürünlerin piyasadan toplanması daha kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilir.
• Veri analizi imkanları artar, toplanan veriler üzerinden sektörel analizler yapılabilir ve politika geliştirme süreçlerine katkı sağlanır. Uluslararası uyum açısından ise ÜTS, Türkiye'nin uluslararası standartlara uyumunu kolaylaştırır ve ihracat potansiyelini artırır.

 

ÜTS ile Ürün Doğrulaması Nasıl Yapılır?

 

 

Ürün Takip Sistemi üzerinden ürün doğrulama işlemi, ürünlerin orijinalliğini ve piyasada yasal olarak bulunup bulunmadığını kontrol etmek için kullanılan önemli bir fonksiyondur. Bu işlem şu adımlarla gerçekleştirilir:

 

• ÜTS mobil uygulaması veya web sitesi üzerinden "Ürün Doğrulama" bölümüne erişilir.
• Ürün üzerindeki barkod veya karekod okutulur veya manuel olarak girilir.
• Sistem, ürünün kayıtlı olup olmadığını ve durumunu kontrol eder.
• Doğrulama sonucu kullanıcıya gösterilir (kayıtlı, kayıtsız, toplatılmış vb.).

 

Sağlık profesyonelleri ve tüketiciler, satın aldıkları veya kullandıkları ürünlerin güvenilirliğini bu şekilde kontrol edebilirler. Özellikle implant gibi vücuda yerleştirilen tıbbi cihazların doğrulanması, hasta güvenliği açısından kritik öneme sahiptir.

 

Ürün doğrulama sürecinde dikkat edilmesi gereken husus, bazı ürünlerin henüz tekil takip kapsamına alınmamış olabileceğidir. Bu durumda, ürünün sisteme kaydı yapılmış olsa bile tekil doğrulama yapılamayabilir. Ancak yüksek riskli tıbbi cihazlar genellikle tekil takip kapsamındadır ve doğrulanabilir.

 

ÜTS'nin Sağlık Sektöründeki Yeri ve Önemi

 

Ürün Takip Sistemi, Türkiye'de sağlık sektöründeki dijital dönüşümün önemli bir parçasını oluşturmaktadır. Sistem, sağlık ürünlerinin güvenliğini ve etkinliğini artırarak toplum sağlığının korunmasına katkıda bulunur.

 

ÜTS, sağlık hizmetlerinin kalitesini artırmada önemli bir rol oynar. Güvenli ve kaliteli ürünlerin kullanımını teşvik ederek hasta sonuçlarının iyileştirilmesine katkıda bulunur. Ayrıca, sağlık ekonomisi açısından da önemli avantajlar sağlar. Sahte ve kaçak ürünlerin önlenmesi, gereksiz sağlık harcamalarının azaltılmasına yardımcı olur.

 

Sağlık politikalarının geliştirilmesinde ÜTS verileri, karar vericilere önemli bilgiler sunar. Hangi ürünlerin ne kadar kullanıldığı, hangi alanlarda ihtiyaç olduğu gibi konularda veri bazlı kararlar alınabilir. Uluslararası standartlara uyum açısından da ÜTS, Türkiye'nin global sağlık ekosistemindeki konumunu güçlendirir.

 

Gelecekte ÜTS'nin kapsamının genişletilmesi ve diğer sağlık bilgi sistemleriyle entegrasyonunun artırılması planlanmaktadır. Bu sayede, sağlık hizmetlerinde izlenebilirlik ve şeffaflık daha da artacak, hasta güvenliği en üst düzeyde sağlanacaktır.